こんにちは、work and placeです。今日は公的な申請手続きについてのお話です。「お役所仕事」なんて言葉もありますが、公的な書類は非常に形式的ですし、手続き自体も杓子定規な事が多いと思います。

公的な書類と一口に言っても様々で、身近な所ですと出生届や婚姻届、確定申告書類などでしょうか。コロナ禍においては特別定額給付金や持続化給付金、こちらのブログでもご紹介した地方自治体独自の経営継続支援金など給付金や助成金などの申請書類もありますね。

ここ最近のニュースにもなっていた不正受給は言語道断ですが、逆に本来支給されるべき人に渡らないなんてケースもあったようです。スピード感のある支給を目的としたはずのオンライン申請も、システムのトラブル等で書類申請よりも時間がかかったという残念な事例もありました。

デンマークや韓国、エストニアのように行政のデジタル化が進んでいれば良いのですが、技術は高いはずなのに日本の行政手続きのデジタル化にはまだまだ時間がかかりそうです。脱ハンコで物議を醸している段階ですが、まずはデジタル庁の創設に大いに期待したいところですね。

さて、残念ながら日本の公的な書類は割と不親切にできています。そもそも制度設計が自分で動いた人、調べた人にだけ手厚いという側面があります。自主的に調べて行動しないと、支給対象であるにも関わらず知らない間に受付終了なんてこともざらにあります。特にこのコロナ禍において調べる事の大切さを実感した人も多いのではないでしょうか。まずは常にアンテナを張って情報収集しておきたいところです。

コロナ関連の給付金事業は終了したものが多いですが、ビジネスをされていると今後も補助金や助成金を申請する機会もあるでしょう。ここで申請書作成で重要なポイントをお伝えします。たぶん驚く程「当たり前」の事ばかりなのですが、現実問題として書類不備の多くが初歩的な内容である事が多いと聞きます。

急がば回れの申請手続き。不備を避けるコツは？

• 要項はがっつり読み込む事！→対象条件や必要書類の確認は必須中の必須です。
• 少しでも不明点があれば提出前に必ず問合わせる事→提出後の補足や追加は後回しにされる可能性大です。
• 通帳コピーは表紙ではなく見開きページ→不備あるあるの一つらしいです。
• 本人確認書類はなるべく写真付きのものを優先→写真無しの場合は２点必要になる事もあります。
• 提出書類の控えは必ず取っておく→提出後、確認TELが来ても手元に控えがあると話がスムーズです。

あまりに普通の内容で拍子抜けしたかもしれませんが、上記で防げる程度の軽微な不備がほどんどだそうです。「とりあえず」で提出して書類不備があると、二度手間な上に手続き完了までの時間が長引きます。それどころか、せっかく提出したのに実は対象外だったなんて事になれば、残念を通り越して虚無感を覚えそうです。

「とにかく早く受付けてもらわないと！」という心理はわかりますが、審査する側も人間です。作業効率の問題もあり、不備のないものから手続きは進むでしょう。持続化給付金において受付初日に申請したにも関わらず、それ以降に申請した人の方が随分早く支給されたなんてケースもありました。受付は当然先着順でしょうが、そこからは不備のないものから進んでいくようです。とりあえず出せば何とかなる！というものでもありません。シャットアウトはされなくとも後回しになる可能性が高いですし、揃わない書類は揃えてくださいの一点張りです。それはオンライン申請でも同様です。

めんどくさいと手を抜くと余計めんどくさい事になる。それが申請手続きなのです。

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コロナ禍における保健所のFAX対応に驚いた方も多いかもしれません。少なくとも地方自治体の書類手続きにおいては未だにFAXが多用されています。不備があった際にメールで送ろうとしたら、FAX以外は不可だったなんて事もあります。色々な事がスマホ一つで出来る環境に慣れている私達は、「原本をコピーして必要事項を書き添えてからFAX対応！」などと言われると却って慌てたりします。

会社であればともかく、フリーランスでFAXどころか固定電話を持たないスタイルもそう珍しい事ではありません。書類不備の連絡が来ると、とりあえずコンビニに駆け込む方も多いかもしれませんね。ちなみに特別定額給付金の手続きにおいてはコンビニのコピー機に免許証忘れが多発したそうです。

仕事の書類はミスなく丁寧に作成するのに、申請書類は何故か雑…なんて事はありませんか？確かに提出は早いに越したことはないですが、それはあくまで不備が無い事が大前提です。急がば回れの精神で書類は完璧にしてから提出しましょう。それでは、また！